Organiser ses réunions

Meeting Rules!

Réunion sur réunion, discussions qui partent dans tous les sens, absence de conclusion, report de décision...
Un meeting se doit d'être efficace car il monopolise plusieurs personnes. Le retour sur investissement doit être clair.

Cet article vous présente un ensemble de règles simples qui rendent efficaces vos réunions

Le rôle de la réunion

La réunion doit rester le dernier recours. Vérifiez que le meeting est vraiment nécessaire. Les points peuvent-ils être traités rapidement par mails ou par téléphone ?

Calculez le prix de la réunion. Le tarif horaire est d'environ 50€ par personne et par heure, plus pour les managers. Le gain de la réunion est-il supérieur à son coût ? Si oui :

• Quels sont les participants indispensables ?
• Quels sont les résultats souhaités de cette réunion ?
• Quel est le temps vraiment nécessaire pour traiter chaque sujet ?
• Avez-vous vraiment besoin d'un rétro-projecteur pour présenter clairement le sujet ?
• Un simple ordre du jour sur une page papier peut-il être suffisant ?

Les participants de la réunion

• Recensez la liste des livrables attendues et de la définition des responsabilités (définition du RACI)
• Précisez les personnes dont la présence est requise et ceux dont la présence est optionnelle (les informés). Moins il y a de personnes, plus la réunion sera efficace.
• Indiquez le coût estimé de la réunion
• Présentez un planning détaillé à la dizaine de minutes et citez les intervenants de chaque section. Exemple : 10.00 - 10.05 Présentation du problème et des impacts (Sylvain), 10.05 - 10.10 Étude de l'existant (Pascal), 10.10 - 10.15 Impact financier (Sylvie)...
• Prévoyez de terminer vos réunions à :25 ou :55 afin de permettre à vos participants d'être à l'heure à la réunion suivante
• Si vous devez reporter la réunion, faites-le au minimum une journée à l'avance, en prenant en compte les timezone de vos participants.
• Informez les assistants des managers invités

Dérouler de la réunion

Démarrez et terminez la réunion à l'heure. Si l'organisateur ou les personnes attendues sont en retard de plus de 5 minutes, déroulez le planning sans eux.
L'organisateur est responsable du respect de l'ordre du jour de la réunion et du timing.
Demandez à vos participants de couper les sonneries des téléphones.
Publiez les décisions et le plan d'actions avec les responsables et le planning à l'ensemble des participants dans les 24h qui suivent la réunion.
Avant de clore la réunion, accordez-vous 2 minutes pour récupérer un feedback des invités sur la réunion elle-même.

Organisateur ou invité, suivez le code de conduite :

• Écoutez plus que vous ne parlez
• Soyez honnête et juste dans vos propos sinon votre voix vous trahira
• Présent et engagé durant la réunion
• Acceptez les conclusions de la réunion
• Préparez-vous : salle, matériel et support, étude de l'ordre du jour